V poslední době jsem zaznamenala trend v oblasti žádostí o dotace, který mě zaujal a podnítil k zamyšlení, které si zde dovolím rozvést. Některé firmy přicházejí s cenotvorbou založenou na principu “zaplatíte nám, až když získáte dotaci”. Na první pohled se to může jevit jako lákavá a férová nabídka. Kdo by totiž nechtěl platit jen za dosažený úspěch? Ale je získaní dotace opravdu tím, co zajistí úspěšnou realizaci projektu?
V dnešním článku se pokusím objasnit, proč považuji za zásadní investici do přípravné fáze projektu a proč nepreferuji model spolupráce “zaplatíte, až když uspějete”.
Moje cesta k profesionálnímu projektovému managementu
V roce 1998 jsem se v Rakousku poprvé seznámila s dotacemi při práci na přeshraničním projektu zaměřeném na podnikání žen, kde jsem působila jako externí česká konzultantka. Se vstupem České republiky do EU v roce 2002 jsem se dotacím začala věnovat intenzivněji. V roce 2009 jsem pak založila svou vlastní společnost. Za uplynulá léta jsem navrhla, zrealizovala a spravovala mnoho projektů, vedla týmy a získala cenné zkušenosti a lekce z mých úspěchů i neúspěchů. Dnes mám úspěšnost v získávání dotací 97%. Občas se totiž stane, že klientovi žádost o dotaci rozmluvím.…
Ačkoli já i mí klienti často považujeme mé metody za “rutinní”, ve skutečnosti je za nimi hlubší a komplexnější přístup. Jako zkušená projektová manažerka spojuji kreativitu, konkrétní data a finanční možnosti, abych zajistila, že projekty budou jak proveditelné, tak dlouhodobě udržitelné.
Realizace každého projektu by se měla skládat z několika fází, přičemž ta první — tzv. přípravná je zcela zásadní pro jeho úspěch. Je smutné, že je často “přeskakována”. Přitom jde o základní krok, který je nutné učinit pro úspěšné dokončení projektu.
Pokud má být projekt úspěšný, musí projít pečlivou analýzou a strategickým plánováním.
V čem konkrétně spočívá význam detailní projektové přípravy?
Přípravná fáze, někdy nazývaná “Starting Up a Project” nebo “SU” fáze, by měla být prvním krokem životního cyklu projektu. Hlavním úkolem je zjistit, zda má projekt smysl a jestli je proveditelný. Tato fáze poskytuje informace důležité pro rozhodování. Například zda je pro realizátora projektu dotace výhodná, nebo by bylo lepší projekt zrealizovat bez ní, a nebo nerealizovat vůbec, protože by to například zbrzdilo jeho další rozvoj.
Co se například v přípravné fázi dělá a zjišťuje:
1. Sestavení projektového týmu: Výběr lidí, kteří budou mít klíčové role v přípravě i následné realizaci projektu. Např. chcete fotovoltaiku – máte energetika, který vám udělá energetický audit? Nebo budeme revitalizovat brownfield – máte odhadce stavaře, statika, projektanta, architekta atd? Kdo mi za vaší stranu bude dodávat podklady? Kdo bude projekt řídit, kdo ho bude dozorovat, kdo bude mít na starosti finanční management atd.
2. Vytvoření počátečního návrhu projektu (Project Brief): Tento dokument by měl obsahovat základní informace o projektu, jeho cíle, očekávané výstupy, omezení a požadavky a předpokládaný rozpočet. Proč? Protože na základě toho budeme hledat nejvhodnější dotaci a budeme jej postupně upravovat tak, aby “vám seděl” a zároveň splňoval potřebné požadavky.
3. Stanovení postupů a nástrojů, které budou použity při zpracování žádosti o dotace, a také následně při realizaci: Například jakými metodikami se budeme řídit, jak budeme řídit zdroje (lidské i materiální), kdo a jak bude komunikovat se zainteresovanými stranamia jaké například budeme používat projektové nástroje.
4. Plánování další fáze (Initiation Stage Plan): Vytvoříme plán, jak bude projekt pokračovat do další fáze, která je často nazývána “fáze iniciování” ve které bude již mnohem detailněji vypracován.
5. Hodnocení rizik: Identifikace potenciálních problémů, které by mohly ovlivnit úspěch projektu, a navržení způsobů, jak jim předejít nebo je řešit.
6. Rozhodnutí: Na základě shromážděných informací bude třeba rozhodnout, zda má projekt smysl a zda stojí za to žádat o dotaci, nebo je pro klienta výhodnější jej zrealizovat bez dotace, a nebo zda má vůbec smysl jej realizovat za současných podmínek.
V čem je můj přístup tak trochu “jiný”?
Už od roku 1998, kdy jsem začala pracovat s dotacemi, jsem získala cenné zkušenosti, které mě formovaly jako expertku v oblasti projektového managementu. Nesoustředím se pouze na technické aspekty projektu, ale také se věnuji “lidské stránce”. Důkladná analýza na začátku spolupráce zajišťuje, že všechny strategie a řešení jsou optimalizovány pro vaše specifické potřeby.
Běžný přístup mnoha firem je zjednodušený. Klient přijde s tím, že chce napsat žádost o dotaci, firma mu jí podá, a pokud dotace pro projekty projdou, firma dostane zaplaceno. Toto je jasný a jednoduchý model, ale často opomíjí důležité kroky.
Můj přístup jde do hloubky i šířky. Než začnu pracovat na jakémkoliv projektu věnuji se důkladné analýze klienta. Chci rozumět, jak fungují, co dělají, jaké mají vize pro budoucnost a jak si představují naši spolupráci. To mi umožňuje vytvořit projektový plán, který je na míru přizpůsoben konkrétním potřebám a cílům klienta.
Jakou má hodnotu důkladná příprava projektu?
Důkladná příprava pomáhá identifikovat potenciální překážky a příležitosti, čímž je možné dosáhnout lepších výsledků v kontextu fungování celé společnosti. A hlavně — šetří čas a peníze v průběhu realizace celého projektu.
Proč tedy neposkytuji přípravnou fázi projektu zdarma?
Nemám tím na mysli úvodní konzultaci, kdy se vzájemně poznáme, na vše se vyptáme, já vám řeknu co pro vás mohu, ve vztahu k vašemu zamýšlenému projektu udělat, abyste se mohli rozhodnout, zda se mnou chcete pokračovat ve spolupráci. Mám tím na mysli právě tu přípravnou fázi.
Má práce není jen o dotacích. Je to o strategickém myšlení, hlubokém pochopení vašich potřeb a vytváření řešení, která přinášejí trvalý užitek. Vždy dostáváte to nejlepší z mého odborného znalostního potenciálu, mého času a mé energie.
Každá minuta, kterou investuji do pečlivého zpracování nejen přípravné fáze, je založena na mém odborném know-how. Tento čas není pouze o pochopení vašeho projektu, ale také o využití mého znalostního potenciálu, abych zajistila realizovatelnost a udržitelnost projektu.
Ve svém produktovém portfoliu mám dokonce pro tuto fázi produkt s názvem “Premium Start Analysis”, což znamená vypracování komplexní analýzy projektu před zahájením zpracování a podání žádosti o dotaci, abychom stanovili nejlepší možný postup s ohledem na vaše potřeby a záměry.
Na závěr bych ráda shrnula odpověď na úvodní zamyšlení — Proč to nedělám …
V kontextu projektového managementu a dotací je důležité chápat, že úspěch projektu není to, že získáte dotaci.
Na základě mých zkušeností mě napadá spousta otázek zda postup “zaplatíte až dostanete dotaci” neskrývá v praxi také rizika.
Pokud by totiž byla odměna spojena pouze s tím jestli získáte dotaci, může to vést k povrchní přípravě, nedostatečnému zkoumání projektu nebo přehlížení potenciálních rizik a překážek.
Pro mě je zásadní důkladná příprava, transparentnost a srozumitelnost celého procesu. Věřím v investici času a energie do všech fází projektu, nikoli jen v očekávání toho, jestli a kdy dostanu oznámení, že jsem získala dotaci.
Pro mého klienta to znamená jasnější obraz o průběhu projektu, větší šanci na jeho úspěch a dlouhodobou udržitelnost.
Proto nepreferuji model “zaplatíte, až když uspějete”, ale upřednostňuji komplexní a transparentní přístup ke každému jednomu projektu.
